Performance Appraisal bagi PNS

Pendahuluan.

Setiap tahun Pegawai Negeri Sipil (PNS) akan menerima “raport” sebagaimana layaknya pelajar/siswa sekolah. “Raport” yang akan diterima dalam kurun waktu setahun sekali ini berisi tentang laporan prestasi kerja pegawai. Laporan prestasi kerja pegawai diperoleh dari penilaian prestasi kerja (performance appraisal). Penilaian prestasi kerja yang dilakukan secara obyektif dan benar akan mampu menciptakan pegawai-pegawai yang dapat di andalkan dalam mewujudkan visi, misi dan tujuan organisasi. Karena biar bagaimanapun, diakui atau tidak, sumber daya manusia dalam sebuah organisasi merupakan asset yang paling berharga.

Penilaian prestasi kerja menjadi penting jika mampu memberikan manfaat, yaitu : (a) untuk perbaikan prestasi kerja, (b) untuk penyesuaian kompensasi, (c) sebagai bahan untuk keputusan penempatan, (d) untuk kebutuhan pelatihan dan pengembangan, (e) untuk perencanaan dan pengembangan karir, (f) untuk menghindari adanya penyimpangan proses staffing, (g) untuk menghindari adanya ketidak akuratan informasi, (h) untuk menghindari kesalahan desain pekerjaan, (i) memberikan kesempatan kerja yang adil dan (j) untuk menghadapi adanya tantangan eksternal.

Dalam tulisan ini penulis ingin mengkaji system penilaian kinerja PNS yang dipakai selama ini yaitu Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3), menganalisis kelemahan-kelemahan yang ada dan memberikan saran penyempurnaannya.

Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3).

Pasal 20 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian menjadi landasan keberadaan DP3. Lengkapnya adalah: “Untuk lebih menjamin objektivitas dalam mempertimbangkan dan menetapkan kenaikan pangkat dan pengangkatan dalam jabatan diadakan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan dan daftar urut kepangkatan.” Dalam penjelasan ayat tersebut dinyatakan: “Unsur yang perlu dinilai dalam daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan, antara lain adalah prestasi kerja, rasa tanggung jawab, kesetiaan, prakarsa, disiplin, kerja sama, dan kepemimpinan. Ukuran yang digunakan dalam menentukan daftar urut kepangkatan adalah ketuaan (senioritas) dalam pangkat, jabatan, pendidikan/latihan jabatan, masa kerja dan umur.”

Pengaturan lebih lanjut tentang DP3 terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS. Unsur yang dinilai dalam DP3 sesuai PP tersebut ada delapan buah yakni : (1) kesetiaan, (2) prestasi kerja, (3) tanggung jawab, (4) ketaatan, (5) kejujuran, (6) kerjasama, (7) prakarsa dan (8) kepemimpinan. Jadi, PP tersebut jika dibandingkan dengan undang-undangnya menambah unsur “kejujuran” dalam penilaian pelaksanaan pekerjaan. Adapun nilai dari pelaksanaan pekerjaan tersebut dinyatakan dengan sebutan angka sebagai berikut : amat baik (91-100), baik (76-90), cukup (61-75), sedang (51-60) dan kurang (50 ke bawah). PP tersebut juga mendefinisikan kedelapan unsur dalam DP3. Sebagai contoh, yang dimaksud dengan unsur prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai oleh seseorang PNS dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya. Selanjutnya, dalam lampiran PP tersebut dicantumkan kriteria-kritera apakah seorang PNS berhak mendapatkan nilai “Amat Baik”, “Baik”, “Cukup”, “Sedang” atau “Kurang” dalam kedelapan aspek yang dinilai. Maka jika seorang PNS mendapatkan nilai “Baik” dalam hal prestasi kerja, maka menurut pedoman tersebut, adalah dikarenakan pegawai tersebut :

* Mempunyai kecakapan dan menguasai segala seluk-beluk bidang tugasnya.

* Mempunyai ketrampilan yang baik dalam melaksanakan tugasnya.

* Mempunyai pengalaman yang luas di bidang tugasnya.

* Selalu bersungguh-sungguh dalam melaksanakan tugasnya.

* Pada umumnya mempunyai kesegaran jasmani dan rohani yang baik.

* Pada umumnya melaksanakan tugas secara berdaya guna dan berhasil guna.

* Mencapai hasil kerja rata-rata yang ditentukan, baik dalam arti mutu maupun dalam arti jumlah.

Metode Penilaian dan Kelemahannya.

Metode yang digunakan dalam DP3 adalah metode Rating Scale. Pada metode ini, evaluasi subyektif dilakukan oleh Rater (penilai) terhadap prestasi kerja pegawai dengan Likert Scale (amat baik, baik, cukup, sedang dan kurang), dimana evaluasi hanya didasarkan pada pendapat penilai, yang membandingkan hasil pekerjaan pegawai dengan faktor-faktor (kriteria) yang dianggap penting bagi pelaksanaan kerja tersebut.

DP3 yang diatur dalam Peraturan pemerintah Nomor 10 Tahun 1979 telah jelas mendefinisikan dan membuat kriteria-kriteria yang selanjutnya dikuatifisir ke dalam angka penilaian. Tetapi pada praktek pelaksanaannya DP3 menjadi suatu alat yang tidak dapat diandalkan tetapi hanya sebagai suatu kegiatan tahunan yang bersifat formal. Penyebab ketidakandalannya dapat dideteksi sebagai berikut :

* Rater (penilai) dan Ratee (pegawai yang dinilai) kurang memahami tentang bagaimana melakukan penilaian prestasi kerja. Mereka kurang (bahkan belum pernah) mendapatkan informasi secara utuh dan benar mengenai PP No. 10 Tahun 1979. Sehingga tidak mengetahui definisi bahkan makna dari kedelapan unsur penilaian prestasi kerja, dan bagaimana penilaian tersebut dilakukan dalam bentuk kuantitatif.

* Meskipun ada Rater yang memahaminya, tetapi masih mempunyai keterbatasan data pendukung dalam melakukan penilaian. Misalnya tentang tingkat kehadiran (yang masuk dalam item ketaatan). Dalam praktek Rater tidak dapat menilai aspek tersebut karena tidak memiliki data tentang kehadiran yang hanya dimiliki oleh Bagian Absensi Pegawai.

* Rater mengalami kesulitan dalam mempraktekkan PP tersebut karena terlalu banyaknya item-item yang dipertimbangkan sehingga menyita waktu, tenaga dan pikiran. Pedoman dalam PP tersebut mengharuskan seorang Rater mempertimbangkan delapan unsur yang masing-masing unsur dibagi lagi kedalam 44 item dengan rincian : Kesetiaan (3 item, kecuali untuk kriteria “Amat Baik” ada 5 item), Prestasi (7 item), tanggung jawab (6 item), Ketaatan (5 item), Kejujuran (3 item), Kerjasama (6 item), Prakarsa (3 item) dan Kepemimpinan (11 item). Dengan banyaknya item ini, tidak tertutup kemungkinan Rater enggan (malas) untuk memberikan penilaian secara obyektif. Bahkan yang lebih fatal lagi jika Rater menyerahkan penilaiannya kepada orang yang dinilai.

* Terdapat ketidakjelasan standar yang dipakai. Hal ini bisa dilihat adanya kalimat “selalu”, “pada umumnya”, “adakalanya”, “kurang” yang dipakai untuk membedakan apakah suatu item yang dinilai tersebut masuk kategori “amat baik, baik, cukup, sedang dan kurang”. Hal ini menimbulkan penafsiran yang berbeda oleh para Rater jika tidak didukung data yang jelas.

* Masih adanya sesuatu yang sangat subyektif masih tercantum dalam item yang harus dinilai, yaitu pada unsur “Kejujuran”. Seorang Rater harus memberikan penilaian apakah seorang Ratee melakukan pekerjaannya dengan ikhlas atau tidak. Yang jadi pertanyaan disini adalah apa ukurannya seseorang ikhlas atau tidak dalam bekerja? Apakah jika tidak pernah mengeluh sudah dapat dikatakan ikhlas?

* Terdapat item-item penilaian yang tumpang tindih dan kurang tepat dalam pengklasifikasiannya. Misalnya aspek “pengetahuan/ilmu” juga diukur dalam dalam unsur “Kesetiaan”, yang berbunyi “… serta selalu berusaha mempelajari Haluan Negara, Politik Pemerintah dan rencana-rencana Pemerintah dengan tujuan untuk dapat melaksanakan tugasnya secara berdaya dan berhasil guna”. Idealnya hal tersebut sudah termasuk dalam item “mempunyai kecakapan dan menguasai segala seluk beluk bidang tugasnya dan bidang lain yangberhubungan dengan tugasnya” dalam unsur “Prestasi Kerja”. Contoh lainnya adalah faktor “mengutamakan kepentingan bangsa dan negara di atas kepentingan pribadi dan golongan” yang masik dalam dua unsur yaitu “Kesetiaan” dan Tanggung jawab”.

* Rater sering melakukan diskriminasi terhadap pegawai baru dengan memberi nilai standard baik terendah meskipun pegawai tersebut pantas memperoleh nilai standard baik tertinggi (karena berkinerja baik). Alasan Rater berbuat demikian karena masa kerja pegawai baru tersebut masih lama. Sehingga kalau langsung diberi penilaian yang tinggi, maka pada saat mencapai masa kerja tertentu akan kesulitan dalam memberikan penilaian, karena standard awalnya sudah tinggi. Kesan yang ada pada kasus ini adalah bahwa penilaian prestasi kerja pegawai dari waktu ke waktu harus selalu mengalami kenaikan. Padahal kinerjanya belum tentu selalu baik dari waktu ke waktu.

Meskipun banyak item yang harus dipertimbangkan dalam melakukan penilaian prestasi kerja terhadap seorang bawahan, belum dapat menutupi kelemahan-kelemahan mendasar dari metode rating scale, yaitu :

* Hallo Effect.

Apabila seorang Rater membiarkan satu aspek tertentu dari kinerja karyawan, maka akan mempengaruhi aspek yang lainnya yang sedang dievaluasi, maka terjadilah hallo efect.

* Kesalahan kecenderungan terpusat (Central tendency error).

Hal ini terjadi jika Rater tidak mau ambil pusing terhadap dengan urusan DP3, dan menganggap semua bawahannya mempunyai kinerja yang rata-rata sama sehingga penilaian prestasi kerja cenderung dibuat rata-rata sama.

* Leniency or Strickness.

Leniency bias disebabkan oleh kecenderungan Rater (penilai) untuk terlalu mudah memberikan nilai rata-rata sama baiknya. Hal ini agar para bawahannya tidak ada yang dikecewakan. Tetapi sebaliknya Strickness bias terjadi jika Rater memberikan penilaian sama buruknya kepada semua bawahannya.

* Prasangka Pribadi.

Faktor-faktor yang membentuk prasangka pribadi terhadap seseorang atau kelompok bisa merubah penilaian. Sebab-sebab prasangka pribadi yang dapat mempengaruhi penilaian, misalnya faktor senioritas, suku, agama, almamater, gender dan lain-lain.

* Pengaruh kesan terakhir (Recency effect).

Hal ini terjadi manakala Rater hanya mengingat apa yang dikerjakan bawahannya yang paling akhir. Kegiatan yang dikerjakan terakhir “baik” atau “buruk” cenderung lebih diingat oleh penilai.

Dengan mengetahui beberapa kelemahan mendasar dalam penilaian prestasi kerja pegawai seperti yang digariskan dalam PP No. 10 Tahun 1979, maka efektifitas DP3 perlu dipertanyakan. Apakah DP3 selama ini benar-benar digunakan untuk menentukan kenaikan pangkat, promosi dan kenaikan gaji berkala pegawai? Penulis yakin bahwa selama ini dalam pengambilan keputusan promosi dan kenaikan pangkat hanya didasarkan pada Daftar Urut Kepangkatan, yang artinya bahwa faktor kepangkatan dan senioritas, berupa penghitungan masa kerja golongan, masih menjadi tolok ukur utama dalam keputusan tersebut. Disamping masih adanya tolok ukur yang lain yang tidak diatur secara formal. Sedangkan DP3 hanya bersifat sebagai lampiran pelengkap persyaratan formal.

Saran Penyempurnaan.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian mengamanatkan bahwa perlunya penilaian prestasi kerja pegawai yang efektif, akurat, fleksibel dan mudah dalam pelaksanaannya. Saran penyempurnaan DP3 yang dapat penulis ajukan adalah :

* Penilaian prestasi kerja harus dilakukan dalam kerangka Manajemen Kinerja yang terintegrasi dan terkoordinasi yang dikaitkan dengan pengembangan dan perencanaan sumber daya manusia. Tidak hanya untuk tujuan jangka pendek, misalnya sebagai persyaratan formal pengajuan/usulan kenaikan pangkat. Dengan terintegrasi dan terkoordinasinya penilaian prestasi kerja, maka hasil-hasil penilaian dapat diandalkan bagi pengembangan organisasi.

* Perlu dilakukan penyaringan (filterisasi) terhadap unsur-unsur dan item-item yang ada dalam DP3. Unsur dan item yang bermakna ganda (ambiguous) harus dihilangkan. Juga tidak kalah pentingnya adalah memasukkan unsur komitmen pada pemberantasan Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN).

* Untuk memenuhi unsur keakuratan seperti yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 maka penilaian prestasi kerja harus didasarkan pada analisa pekerjaan yang mendalam (job analysis).

* DP3 juga harus memenuhi aspek fleksibilitas. Ini berarti bahwa setiap instansi diberi ruang gerak untuk mengekspresikan hal-hal yang menjadi karakter khusus yang membedakan suatu profesi/keahlian dengan profesi/keahlian lainnya atau suatu jabatan dengan jabatan lainnya.

* Dalam penilaian prestasik kerja perlu melibatkan bagian/unit lainnya dalam sebuah instansi, sebagai pemberi masukan (input). Sehingga kesalahan (bias) dalam pelaksanaan penilaian dapat diminimalisir.

Penutup.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 telah membuka kesempatan bagi institusi/lembaga/departemen/non departemen untuk mengelola PNS sesuai dengan prinsip profesionalisme. Salah satu amanat Undang-Undang tersebut adalah perlunya digunakan penilaian prestasik kerja pegawai yang efektif, akurat, fleksibel dan mudah dalam pelaksanaannya.

Yang harus diperhatikan adalah, dalam penilaiaan pelaksanaan pekerjaan PNS harus melibatkan pegawai, unit-unit kerja lainnya dan mengintegrasikan kegiatan penilaian tersebut dengan kegiatan pengembangan dan perencanaan sumber daya manusia sehingga kegiatan tersebut berdaya guna dan berhasil guna dalam rangka menghadapi era perubahan yang berkelanjutan.

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s